RFB 8ª Região Fiscal – regras do e-processo começam a valer a partir de abril

A Portaria n° 39 da Receita Federal publicada hoje no DOU de 28 de março de 2008, define regras do processo digital – e-processo, no âmbito da circunscrição da 8ª Receita Federal.

Com a implantação do processo digital, as regras de entrega dos documentos pelo interessado estabelecidas nesta Portaria serão aplicadas a partir do dia 2 de abril de 2012.

Para maiores detalhes a seguir integra da norma.

Texto de Jô Nascimento.

PORTARIA N° - 39, DE 26 DE MARÇO DE 2012 DOU 28-03-2012 8ª REGIÃO FISCAL Disciplina a entrega, no âmbito da circunscrição da 8ª Região Fiscal, de documentos para incorporação ao processo digital. O SUPERINTENDENTE REGIONAL SUBSTITUTO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL NA 8ª REGIÃO FISCAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 307 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB, aprovado pela Portaria MF nº 587, 21 de dezembro de 2010, considerando o disposto no parágrafo único do art. 2º do Decreto nº 70.235, de 6 de março de 1972 e alterações posteriores; considerando o disposto na Portaria SRF nº 259, de 13 de março de 2006 e alterações posteriores; considerando o disposto na Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de 2010; considerando a modernização da administração tributária que permite ao contribuinte juntar documentos a processos digitais pela Internet via e-Cac; considerando a missão institucional da RFB de "exercer a administração tributária e aduaneira com justiça fiscal e respeito ao cidadão, em benefício da sociedade"; resolve: Art. 1º - Com a implantação do processo digital, doravante denominado e-processo, a entrega de documentos pelo interessado no âmbito da circunscrição da 8ª Região Fiscal será, preferencialmente, de forma eletrônica no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte - e-CAC, por meio do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos - PGS, disponível na Internet, no Sítio da RFB, observando, no que couber, as disposições contidas no artigo 2º e nos Anexos II e III. Parágrafo Único - Na impossibilidade técnica dos documentos serem encaminhados para a RFB via e-CAC, poderão ser entregues, mediante atendimento presencial no Centro de Atendimento ao Contribuinte - CAC ou em uma Agência da RFB, em arquivo digital nos padrões estabelecidos por este ato. Art. 2º - Os arquivos digitais apresentados serão escaneados com programa antivírus pelo servidor e deverão conter as características abaixo, bem como as mencionadas no Anexo II, de forma a tornar viável sua recepção e processamento no ambiente do Sistema do Processo Digital da RFB. § 1º - Cada arquivo será nomeado segundo a Nomenclatura de Tipos de Documentos constantes do anexo I e, individualmente, não deverá ultrapassar o limite de 15 megabytes (15.360 kilobytes), devendo o arquivo que exceder a tal limite ser fracionado pelo contribuinte em tantos quantos forem necessários. I - Havendo o fracionamento de um arquivo em partes de até 15 megabytes, cada parte será nomeada utilizando-se a nomenclatura de tipos de documentos acrescida de sequencial de 3 dígitos, iniciado em "001", de forma a caracterizar que se trata de volume fracionado; II - Existindo arquivo que o nome não esteja contemplado no Anexo I, o nome será de livre escolha, observando o padrão de escrita do mencionado anexo. § 2º - Sendo o documento digital gerado por meio de escaneamento, a digitalização deve ser executada com a resolução de imagem de 300 dpi (dots per inch) nas cores preta e branca ou, quando houver prejuízo na visualização deverá ser utilizada a resolução de 200 dpi colorida, não devendo ser usados, em hipótese alguma, tons de cinza. § 3º - Os arquivos pagináveis, tais como arquivos de texto e de imagens que podem ser convertidos para o formato PDF - "Portable Document Format" - sem perderem suas características, devem ser entregues no Formato PDF, conforme Roteiro de Preparo de Arquivos Digitais constante do item 2 do Anexo III. § 4º - Os arquivos não pagináveis, definidos no Anexo II, devem observar o estabelecido neste ato e serem entregues pelo contribuinte nos formatos originais conforme Roteiro de Preparo de Arquivos Digitais constante do item 3 do Anexo III, não devendo ser convertidos para o formato PDF. § 5º - Não serão recepcionados arquivos digitais rejeitados pelo programa antivírus da RFB. § 6º - Pen drive, CD e DVD são dispositivos de armazenamento aceitos para entrega de arquivos digitais. Outros dispositivos serão aceitos desde que previamente consultada a RFB sobre a existência de equipamentos necessários à realização da leitura dos arquivos. Art. 3º - Os arquivos que ultrapassarem a capacidade do dispositivo de armazenamento deverão ser distribuídos em tantos dispositivos quantos forem necessários, providenciados pelo contribuinte, com identificação externa de cada unidade que conterá CPF/CNPJ e nome do interessado, bem como identificação sequencial do volume na forma fracionária: (s/T), onde "T" representa o número total de dispositivos de armazenamento e "s" representa o número sequencial em relação ao número total. Art. 4º - A pessoa competente para firmar entrega de arquivos digitais na RFB é o contribuinte, seu procurador ou seu preposto constituído nos termos dos artigos 1.169 a 1.178 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), doravante denominado representante legal do interessado. § 1º - No momento da entrega, os arquivos digitais deverão estar acompanhados do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais - READ, gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais - SVA, conforme estabelecido nos itens 1.4 e 2.3 do Anexo III, e assinado pelo representante legal com reconhecimento de firma. I- Fica dispensado de reconhecimento de firma no READ, quando os arquivos digitais forem apresentados pessoalmente pelo representante legal. II- Independentemente de quem estiver efetivando a entrega, deverão ser apresentados os originais ou cópias autenticadas dos documentos que comprovam a representação. III- A assinatura firmada no READ é a prova de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e é o ateste do contribuinte, sob as penas da lei, de que as imagens entregues sem a expressão "cópia simples" são imagens obtidas de documentos originais que estão em seu poder, ficando resguardado à RFB, a qualquer momento, o direito de solicitar os documentos originais, conforme prescrito no § 3º do artigo 1º da Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de 2010. § 2º - O campo "Informações Complementares" do READ deverá estar preenchido, obrigatoriamente, com o número do e-processo a que se refere, bem como indicar a existência de arquivos não pagináveis, conforme o caso. Art. 5º - No ato da entrega presencial dos arquivos digitais, o servidor da RFB gerará novo READ com a finalidade de confirmar o código de identificação geral (hash) constante do READ apresentado pelo representante legal do interessado. § 1º - A recepção dos arquivos digitais ocorrerá após a confirmação do hash, sendo que a via do READ com a assinatura do servidor atendente será comprovante de entrega perante a RFB para todos os fins. § 2º - Quando ocorrer divergência de hash, sendo da conveniência do interessado prosseguir na entrega, o recibo será o READ gerado e assinado pelo servidor com o registro da ocorrência, que também deverá ser assinado pelo interessado e que servirá de comprovante de entrega perante a RFB. § 3º - O READ apresentado pelo interessado e o READ com o registro da divergência deverão constar do e-processo, bem como os documentos que comprovam a representação prevista no inciso II do § 1º do art. 4º e desde que ainda não conste no e-processo. § 4º - Sendo possível o processamento de imediato, o dispositivo de armazenamento deverá ser prontamente restituído, desde que não necessite permanecer arquivado no interesse da Administração. Art. 6º - A vista de processo digital será realizada via e-Cac, sempre que o contribuinte for optante pelo Domicílio Tributário Eletrônico - DTE. §1º - Na impossibilidade, poderá solicitar cópia do e-processo no CAC ou na Agência da RFB, e a entrega será efetivada, obrigatoriamente, em arquivo digital gravado em dispositivo de armazenamento fornecido pelo interessado, juntamente com o READ gerado e assinado pelo servidor responsável e pelo solicitante. § 2º - Nos casos de defeito ou incompatibilidade do dispositivo de armazenamento, poderá ser fornecida cópia em papel, após recolhimento de valor correspondente às despesas em Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF, conforme ato específico.Art. 7º - A guarda dos arquivos digitais entregues nos termos desta Portaria é de inteira responsabilidade do contribuinte, que deverá mantê-los à disposição da Administração Tributária até o transcurso dos prazos decadencial e/ou prescricional, previstos nos artigos 173 e 174 da Lei nº 5.172, de 25.10.1966 - Código Tributário Nacional, ou até o término do processo administrativo, o que for m a i o r. Parágrafo Único - Os documentos em papel que deram origem aos arquivos digitais entregues na RFB, também devem ser conservados na forma do caput. Art. 8º - Os documentos contidos em arquivos digitais entregues à RFB na forma desta Portaria, após incorporados ao correspondente e-processo serão considerados cópias autenticadas, nos termos do § 5º do artigo 1º da Portaria MF 527, de 9 de novembro de 2010, sendo resguardado o direito da RFB solicitar o documento original a qualquer tempo. Parágrafo Único - Antes da digitalização de documento que não seja original nem cópia autenticada, deverá ser aposta pelo interessado, sem sobrepor-se ao texto, a expressão "cópia simples". Art. 9º - A recepção de documentos para juntada a processo digital será conclusiva, evitando-se a internalização de qualquer tipo de documento ou arquivo digital. §1º - Nos casos em que problemas de ordem técnica inviabilizarem, dificultarem ou tornarem morosa a formalização de atos no Sistema de Processo Digital, excepcionalmente os documentos poderão ser apresentados em papel. I - Serão internalizadas apenas cópias simples e segundas vias de petições, respostas, contestações, comunicados, requerimentos e demais expedientes de lavra do representante legal do interessado que, após conservação do conteúdo na forma digital com anexação ao correspondente e-processo, serão destruídas conforme previsto § 9º do artigo 2º da Portaria MF nº 527/2010. II - A primeira via das petições, respostas, contestações, comunicados, requerimentos e demais expedientes de lavra do representante legal do interessado, com o protocolo da RFB, será devolvida ao contribuinte que será o detentor destes documentos originais nos termos do § 3º do artigo 1º da Portaria MF nº 527/2010. § 2º - À exceção de uma das vias do READ apresentado pelo representante legal do interessado, documentos originais em papel e/ou arquivos digitais serão retidos apenas nos casos de interesse da Administração, mediante Recibo Comprobatório de Retenção de Documentos e/ou Arquivos Digitais. Art. 10 - Para os documentos ou arquivos digitais encaminhados via postal serão observados, no que couber, os procedimentos constantes deste ato. Art. 11 - Esta Portaria entra em vigor no dia 2 de abril de 2012. MARCELO BARRETO DE ARAÚJO

A seguir link para pesquisa dos Anexos I e II:

http://www.in.gov.br/visualiza/index.jsp?data=28/03/2012&jornal=1&pagina=88&totalArquivos=248